Unit 7 — Team Management & Resource Planning
1. บทบาทของผู้นำ (The Role of Leader)
ผู้บริหารโครงการมักถูกมอบหมายให้เป็น ผู้นำทีม (Leader) ไปในตัว โดยเฉพาะเมื่อระยะเวลาโครงการสั้นมาก หรือเป็นความจำเป็นเร่งด่วน แต่บางโครงการอาจมีการ หมุนเวียนตำแหน่งผู้นำ และความรับผิดชอบกันภายในเป็นระยะ
Best Practice สำหรับการเป็นผู้นำ
- สื่อสาร ความคืบหน้าและปัญหา อย่างสม่ำเสมอกับผู้จัดการโครงการและสมาชิกในทีม
- ประเมิน ความก้าวหน้าของทีม ทัศนะของสมาชิก และมุมมองต่อการให้ความช่วยเหลือกันเป็นระยะ
- สร้างความมั่นใจว่า ทุกคนได้ช่วยเหลือกัน และทุกเสียงได้รับการฟัง
- ร่วมลงแรงในการทำงาน
หน้าที่ผู้นำในแต่ละช่วงโครงการ
| ช่วงกำหนดและวางแผนโครงการ | ช่วงปฏิบัติและปิดโครงการ |
|---|---|
| ทำแผนงบประมาณ ต้นทุน และกำหนดเวลาขั้นต้น | การเริ่มงาน |
| เลือกทีมงานบริหารโครงการ | ตรวจสอบและดำเนินการแก้ปัญหาต่างๆ ให้ได้ตามเป้าหมาย |
| จัดเตรียมเครื่องมือเครื่องใช้ที่ต้องการ | ดูรายละเอียดในการบริหารโครงการทั้งหมด |
| ทำรายละเอียดที่จำเป็นเพื่อผลักดันให้โครงการดำเนินไปได้ | ทบทวนและประเมินโครงการในช่วงปิดโครงการ |
คุณสมบัติของผู้นำ = ความสามารถตอบคำถามเหล่านี้ได้: โครงการนี้จะทำอะไรบ้าง,
ใครควรเป็นผู้ทำ, ทำอย่างไรจึงได้ทรัพยากรที่ต้องการ
ผู้บริหารโครงการ อาจไม่จำเป็นต้องรู้ลึกด้านเทคนิคหรือการวิเคราะห์ แต่ต้องมีความเข้าใจในองค์กรและสภาพแวดล้อมของโครงการนั้น
ผู้บริหารโครงการ อาจไม่จำเป็นต้องรู้ลึกด้านเทคนิคหรือการวิเคราะห์ แต่ต้องมีความเข้าใจในองค์กรและสภาพแวดล้อมของโครงการนั้น
2. Project Organization Structure — 3 แบบ
01 Functional Organization (จัดองค์กรแบบหน้าที่)
จัดตามโครงสร้างหน้าที่เป็นหลัก อาศัยความเชี่ยวชาญด้านอาชีพ เช่น R&D, Engineering, Manufacturing, Marketing, Finance & Accounting, HR
แบ่งตามแผนก แต่ละแผนกทำเฉพาะงานในขอบเขตของตน
โครงสร้างคงที่ แน่นอน แต่อาจต่อต้านการเปลี่ยนแปลงหรือการปรับตัว
สมาชิกปฏิบัติงานด้านความชำนาญ รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ แต่อาจมีวิสัยทัศน์และทักษะที่แคบ
สมาชิกปฏิบัติงานด้านความชำนาญ รวดเร็ว มีประสิทธิภาพ แต่อาจมีวิสัยทัศน์และทักษะที่แคบ
02 Task Force Organization (กลุ่มงานเฉพาะกิจ)
จัดองค์กรเพื่อดำเนินงานเฉพาะทางที่ซับซ้อนเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน ทีมงานเป็นกลุ่มขนาดเล็กที่ทำงานร่วมกัน โดยมีทักษะและความรู้ที่แตกต่างกัน
โครงสร้างยืดหยุ่น คล่องตัว แต่อาจทำให้ผู้ปฏิบัติงานรู้สึกไม่มั่นคง
สร้างโอกาสเติบโตและพัฒนาโครงการ แต่การใช้ทรัพยากรบุคคลอาจไม่มีประสิทธิภาพ
สร้างโอกาสเติบโตและพัฒนาโครงการ แต่การใช้ทรัพยากรบุคคลอาจไม่มีประสิทธิภาพ
เปรียบเทียบ Functional vs Task Force
| ประเด็น | Functional Organization | Task Force Organization |
|---|---|---|
| ลักษณะงาน | ดำเนินงานที่ต่อเนื่อง | ดำเนินงานเพื่อแก้ไขปัญหา |
| ความแน่นอน | มีความแน่นอนสูง | มีความไม่แน่นอนสูง |
| การมอบหมายงาน | แน่นอน อำนาจถูกกำหนดก่อนมอบหมาย | ตามสถานการณ์ ยืดหยุ่นปรับเปลี่ยนได้ |
| สายการบังคับบัญชา | ยาว | สั้น |
| วัตถุประสงค์ | กำหนดจาก บนลงล่าง | กำหนดจาก ล่างขึ้นบน |
| การให้รางวัล | ค่าจ้าง เงินเดือน กำไร | การเรียนรู้ การยอมรับ การสนับสนุน การติดต่อสื่อสาร |
| ความเชี่ยวชาญ | เฉพาะทาง | รับผิดชอบหลายด้าน |
| ภาวะผู้นำ | เกิดเฉพาะจากตำแหน่งหน้าที่ | เกิดจากลักษณะการบริหารทุกระดับ |
| ความก้าวหน้า | โอกาสเลื่อนขั้น/ก้าวหน้าจำกัด | — |
03 Matrix Organization (แบบเมทริกซ์)
จัดองค์กรแบบผสมผสาน เรียกว่า องค์กรคู่ขนาน (Parallel Organization) ระหว่างกลุ่มผู้ปฏิบัติงานตามโครงสร้างแบบหน้าที่ และกลุ่มตามโครงสร้างแบบเฉพาะกิจ
คุณลักษณะสำคัญ 3 ประการ:
- ระบบการบังคับบัญชาหลายสาย
- กลไกสนับสนุนที่เกี่ยวข้อง
- วัฒนธรรมองค์กรหรือรูปแบบพฤติกรรมองค์กรที่เกี่ยวข้อง
Matrix — คนหนึ่งคนมีหัวหน้า 2 สาย: หัวหน้าแผนกกับผู้บริหารโครงการ
โครงสร้างมีเสถียรภาพและยืดหยุ่น แต่อำนาจและความรับผิดชอบของสมาชิกไม่ชัดเจน อาจเกิดความซ้ำซ้อนของงาน
ใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพทั้งคน เครื่องมือ สิ่งอำนวยความสะดวก แต่ซับซ้อนสูง ต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารเสมอ เพื่อลดปัญหาด้านการตัดสินใจ
ใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพทั้งคน เครื่องมือ สิ่งอำนวยความสะดวก แต่ซับซ้อนสูง ต้องอาศัยการติดต่อสื่อสารเสมอ เพื่อลดปัญหาด้านการตัดสินใจ
3. Project Management Software
ประเภทของ PM Software
| ประเภท | ลักษณะ |
|---|---|
| Desktop Software | ตัวอย่างที่ดีคือ Microsoft Project — เจ้าของต้องแชร์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้คนอื่นเมื่อต้องการทำงานร่วมกัน จึง มีข้อจำกัดเมื่อต้องอัปเดตและดูแลโดยคนมากกว่าหนึ่งคน |
| Web-based Solution | ผู้ใช้เข้าถึงผ่าน web application เพื่ออ่าน เขียน หรือแก้ไขกิจกรรมได้ เหมาะกับโครงการที่กระจายข้ามแผนกและข้ามพื้นที่ ดีที่สุดสำหรับ virtual teams |
| Mobile Solution | ใช้งานผ่านอุปกรณ์เคลื่อนที่ |
ซอฟต์แวร์ที่ควรรู้จัก
| ซอฟต์แวร์ | จุดเด่น |
|---|---|
| Jira | Scrum Boards แตกงานใหญ่ซับซ้อนเป็นชิ้นงานที่จัดการได้ ทีมทำงานเป็น sprint / Roadmaps = Gantt Chart |
| Microsoft Project | วางแผนบริหารโครงการตั้งแต่เล็กถึงใหญ่ มี Template ตามประเภทโครงการ รองรับทั้ง Agile และ Waterfall methodology |
| Asana | cloud-based PM software ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดตัวหนึ่ง ใช้ได้บน Web, iOS และ Android |
| ClickUp | มีมากกว่า 15 views เช่น List, Board, Calendar, Box, Gantt, Activity, Timeline, Workload, Mind Maps, Table, Map |
| อื่นๆ: Smartsheet, Trello, Monday, Wrike | |
4. Key Features of PM Software — 6 ฟีเจอร์
| # | ฟีเจอร์ | รายละเอียด |
|---|---|---|
| 01 | Collaboration & Communication | ให้ stakeholders เข้าถึงและอัปเดตเอกสาร/ความคืบหน้าบน dashboard ได้ ต้องมี access control และ authentication management เพื่อกำหนดระดับสิทธิ์ |
| 02 | Scheduling | วาด Gantt charts และ shared team calendar ได้ เพิ่ม activity dependencies แล้วแสดง critical path พร้อมอัปเดตอัตโนมัติ มี Baselining สำหรับเทียบ schedule และ scope |
| 03 | Issue Tracking | ติดตามและเฝ้าดู issues ที่ถูกรายงานโดย stakeholders ตัวอย่างที่ดีคือ software defects |
| 04 | Portfolio Management | วัดและติดตามหลายโครงการพร้อมกัน รู้ภาพรวมความคืบหน้า อาจแพงและไม่เหมาะกับบริษัทเล็กที่ทำโครงการขนาดเล็ก |
| 05 | Document Management | เก็บเอกสารในที่จัดเก็บกลาง มีระบบควบคุมการเข้าถึงที่ถูกต้อง รองรับ document versioning และการรายงาน |
| 06 | Resource Management | แสดงการใช้ทรัพยากรแต่ละตัวตลอด project life cycle รวมทั้งคนและงบประมาณ มี budget dashboard และ automated invoicing |
สิ่งที่ต้องพิจารณาในการเลือก PM Software
Company Size
ขนาดบริษัทหรือทีม — แผนราคาต่างกันตามขนาดธุรกิจ
Feature Needed
มองหาฟีเจอร์เฉพาะที่โครงการต้องใช้จริง
Support Service
บริการช่วยเหลือหลังสมัคร และช่องทางติดต่อที่องค์กรถนัด
Reasonable Price
ราคาสมเหตุสมผล
Operational Platform
แพลตฟอร์มที่รองรับ
Scalability
ขยายรองรับการเติบโตได้
Benefits of PM Software
- Enhance communication
- Leader can view projects from macro level
- Help teams to prioritize tasks
- Help control cost and manage budget
- Resource allocation
- Facilitate remote collaboration
สถิติจาก Unit 1 ที่เกี่ยวข้อง: 23% ขององค์กรใช้ PM Software, 44% ของ PM ยังไม่เชื่อมั่นในซอฟต์แวร์,
35% ยังใช้ MS Excel วางแผนทรัพยากร, 73% เชื่อว่า Reliability, Ease of Use และ Ease of Integration สำคัญ
แต่ยังไม่มี solution ใดที่มีครบทั้ง 3