Unit 5 — Project Initiation & Planning
1. รูปแบบการเขียนโครงการ 2 แบบ
| Logical Framework (LogFrame) | Descriptive Style (พรรณนาความ) |
|---|---|
|
ประยุกต์จากแนวคิดของบริษัทเอกชนในสหรัฐอเมริกา และหน่วยงานความช่วยเหลือทางวิชาการในเยอรมัน • เป็นตาราง Matrix 16 ช่อง (4 × 4) • แต่ละช่องสัมพันธ์กันอย่างมีเหตุผล — If-Then Relationship |
เขียนตามที่หน่วยงานกำหนดขึ้น เพื่อให้เอกสารแผนเป็นไปในทิศทางเดียวกัน นิยมใช้ทั่วไป โดยเฉพาะหน่วยงานราชการ องค์กรพัฒนาระหว่างประเทศ องค์กรพัฒนาเอกชน และองค์กรประชาชน |
ตาราง LogFrame 4 × 4
| Project Description | Indicators | Means of Verification | Assumption | |
|---|---|---|---|---|
| Goal (Impact) | ||||
| Purpose (Outcome) | ||||
| Expected Results (Output) | ||||
| Activities (Input) |
จำคอลัมน์: Project Description, Indicators, Means of Verification, Assumption
2. SOW vs Project Plan
| Statement of Work (SOW) | Project Plan |
|---|---|
เอกสารแสดง ข้อตกลงร่วมกันระหว่างลูกค้าและบริษัท ประกอบด้วย:
|
เอกสารอธิบายรายละเอียดโครงการและแผนงาน เป็นแนวทางให้ทีมและ stakeholders
มีทุกอย่างของ SOW + เพิ่ม:
|
เคล็ดการเขียน SOW: วัตถุประสงค์ให้ระบุเป็นข้อๆ ขึ้นต้นด้วยคำว่า "เพื่อ", ขอบเขตให้แบ่งงานทั้งหมดออกเป็นส่วนๆ, สิ่งที่จะส่งมอบให้แบ่งเป็น งวดๆ
3. Project Planning
การวางแผน = การกำหนดอนาคตล่วงหน้าเกี่ยวกับภารกิจหรือกิจกรรมต่างๆ ที่จะทำให้บรรลุวัตถุประสงค์
"ผลผลิตของการวางแผน คือ ตัวแผน (Plan)"
วัตถุประสงค์ของการวางแผนโครงการ 4 ข้อ
- เพื่อกำหนด ทิศทาง ของการดำเนินโครงการ
- เพื่อ ลดผลกระทบ ของการเปลี่ยนแปลงของโครงการ
- เพื่อ ลดความสูญเสีย จากความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
- เพื่อเป็น มาตรฐานสำหรับการควบคุม การดำเนินโครงการ
Planning is to know: Project Characteristics, Product Characteristics, The Process and Activities, Their Sequences and Components
ขั้นตอนการวางแผนโครงการ 9 ขั้น
กิจกรรมสำคัญ 2 อย่างในกระบวนการวางแผน
01. Task Identification — การระบุงานที่ต้องทำ
ถ้ามีงานใดหายไป จะทำให้การคำนวณเวลาส่งมอบผิดพลาด วิธีที่นิยมคือวาดแผนงานเป็น โครงสร้างลำดับชั้น (Hierarchy) เริ่มจากงานหลักแล้วแตกเป็นงานย่อย — วิธีนี้เรียกว่า Work Breakdown Structure
02. Estimating Task Completion Time — การประมาณเวลาของแต่ละงาน
ใช้ 3 ตัวแปร:
- B = Best-case Estimation — เวลาที่คิดว่าจะทำได้เร็วที่สุด
- W = Worst-case Estimation — เวลาที่คิดว่าจะทำได้ช้าที่สุด
- P = Probable-case Estimation — เวลาจริงที่คิดว่าจะทำเสร็จ
ตัวอย่างคำนวณ
งานหนึ่ง B = 4 วัน, P = 6 วัน, W = 14 วัน
(4 + 4*6 + 14) / 6 = (4 + 24 + 14) / 6 = 42 / 6 = 7 วัน
รายการกิจกรรมวางแผน 10 ข้อ
- แสดงรายละเอียดขอบเขตโครงการ
- รายการศึกษาความเป็นไปได้ และประมาณการใช้งบประมาณ
- ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากรและวางแผนการใช้ทรัพยากร
- แบ่งแยกกิจกรรมในการดำเนินการพัฒนาระบบ
- จัดตารางเวลาดำเนินการในเบื้องต้น
- วางแผนการติดต่อสื่อสารกับผู้ที่เกี่ยวข้อง
- จัดทำมาตรฐานในการดำเนินงาน
- ระบุและประเมินความเสี่ยง
- จัดทำรายงานแสดงสถานะของงาน
- จัดทำแผนงาน/แผนโครงการ
Project Planning Team
| ระดับ | ตำแหน่ง |
|---|---|
| ระดับองค์กร | คณะกรรมการอำนวยการ (Board of Directors) |
| ผู้บริหารระดับสูง (Senior Manager) | |
| ผู้จัดการตามสายงาน (Functional Manager) | |
| ระดับโครงการ | ผู้จัดการโครงการ (Project Manager) |
| ผู้จัดการกลุ่มงาน (Work Package Manager) | |
| ภายใน/ภายนอกองค์กร | ผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ชำนาญพิเศษ (Professionals) |
4. Project Scope Management
ขอบเขตงาน (Scope) = กิจกรรมหรืองานทั้งหมดและขั้นตอนต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับการผลิตสินค้า หรือบริการของโครงการ — เป็นปัจจัยที่ต้องคำนึงถึง ก่อนปัจจัยอื่นๆ เพราะแสดงภาพรวมและความสัมพันธ์ของปัจจัยทั้งหมด
การกำหนดขอบเขต คือกิจกรรมที่ใช้กำหนดและควบคุมส่วนประกอบที่ ควรมี และ ไม่ควรมี ในโครงการ ช่วยให้ทีมงานและผู้เกี่ยวข้องเข้าใจตรงกันว่าสินค้าหรือบริการจะมีลักษณะอย่างไร
มิติของ Project Scope
ขอบเขตด้านเวลา
ช่วงเวลาที่โครงการครอบคลุม
ขอบเขตด้านพื้นที่
พื้นที่ที่โครงการดำเนินการ
ขอบเขตด้านเทคโนโลยี
เทคโนโลยีที่ใช้และไม่ใช้
ขอบเขตด้านประชากร
กลุ่มผู้ใช้/ผู้เกี่ยวข้อง
ขอบเขตด้านข้อมูล
ข้อมูลที่ระบบครอบคลุม
ขอบเขตด้านจริยธรรม
กรอบจริยธรรมของโครงการ
5. Work Breakdown Structure (WBS)
WBS = การแบ่งหน้าที่หลักในแต่ละโครงการออกมาเป็นหน้าที่หรือกิจกรรมย่อย เพื่อให้บริหารจัดการและกระจายทรัพยากรได้ง่ายขึ้น มีลักษณะเป็น แผนภูมิรากไม้ แบ่งเป็นระดับชั้น (Hierarchy) ตั้งแต่งานใหญ่ที่สุดจนถึงงานย่อยที่สุดที่เป็น Work Package
สำคัญ: กิจกรรมใดที่ไม่จำเป็นต่อการดำเนินโครงการ ไม่ควรถูกแสดงไว้ใน WBS และ WBS ที่ดีควรอธิบาย "ผลลัพธ์ที่อยากได้" ของแต่ละขั้นตอน
วิธีการสร้าง WBS 5 วิธี
| # | วิธี | ลักษณะ | เหมาะกับ |
|---|---|---|---|
| 1 | Using Guideline วิธีการใช้คำแนะนำ | สร้างตามแนวทาง/คำแนะนำที่องค์กรกำหนดไว้แล้ว | องค์กรใหญ่ที่มีรูปแบบชัดเจน ผู้ประมูลต้องทำตาม |
| 2 | Analogy Approach วิธีการเปรียบเทียบ | อาศัย WBS ของโครงการที่เคยทำและคล้ายคลึงกันเป็นจุดเริ่มต้น | ประหยัดเวลา ค่าใช้จ่าย และบุคลากร |
| 3 | Top-down Approach จากบนลงล่าง | เริ่มจากงานกว้างและใหญ่ที่สุด แล้วแบ่งเป็นกิจกรรมย่อยลงไป | PM ที่มีความรู้/ประสบการณ์ด้านเทคนิคมากพอ และเห็นภาพรวมชัดเจน |
| 4 | Bottom-up Approach จากล่างขึ้นบน | สมาชิกช่วยกันกำหนดงานย่อยให้เฉพาะเจาะจงและมากที่สุด แล้วจัดกลุ่มขึ้นไป | โครงการ IT แนวใหม่ที่ยังไม่เคยมีใครทำ หรืออยากให้ทีมรู้สึกผูกพัน ข้อเสีย: เสียเวลามาก |
| 5 | Mind Mapping วางแผนจากความคิด | แตกความคิดหลักเป็นกิ่งก้านสาขา ไม่ต้องมีโครงสร้างทางการ | ส่งเสริมความคิดสร้างสรรค์ การมีส่วนร่วมของทีม |
ข้อควรคำนึงในการสร้าง WBS 6 ข้อ
- ข้อมูลใน WBS ต้อง สอดคล้องกับการดำเนินงานจริง ของโครงการ
- กิจกรรมย่อยสุด (ระดับล่างสุด) ควรมี ผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียว แม้ผู้ร่วมทำจะมีมากกว่า 1 คน
- สมาชิกทีมควร มีส่วนร่วม ในการสร้าง WBS และทุกคนยอมรับเห็นพ้องต้องกัน
- ทุกกิจกรรมควรกำหนดไว้เป็น ลายลักษณ์อักษร เพื่อความเข้าใจตรงกัน
- WBS ต้อง ยืดหยุ่นได้ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลง ขณะที่ยังควบคุมรายละเอียดได้
- รายละเอียดของกิจกรรมหนึ่ง คือการ สรุปรวบรายละเอียดของกิจกรรมที่อยู่ระดับล่างลงไป